In timp ce fiecare eveniment are o lista lunga de lucruri de facut, aici vei gasit o lista cu cele 5 lucruri absolut esentiale pentru ca toate acele conferinte online si hybrid pe care le vei organiza, sa iasa din multime si sa aiba succes.

Investeste intr-o platforma de evenimente virtuale

Software-ul de gestionare a conferintelor este esential pentru intretinerea organizatiei. Dar cand treci la hybrid, trebuie sa te asigurati ca platforma pe care o utilizezi poate servi publicului la distanta, iti permite sa incarci videoclipuri, ofera optiuni de chat live si functii de generare de clienti potentiali pentru sponsori si furnizori.

O platforma de conferinte online de inalta calitate poate face totul pentru tine, mentinand in acelasi timp un nivel ridicat de implicare a publicului .

Functiile de cautat in software-ul evenimentelor virtuale includ chat-ul live, generarea de clienti potentiali, conexiunea la retelele sociale, capacitatea de a incarca videoclipuri preinregistrate, video live si inregistrarea difuzata, printre altele.

Angajeaza o gazda virtuala

In calitate de organizator de evenimente, probabil ca stii bine ca un eveniment traditional va avea un crainic, un moderator sau cineva care va stimula angajamentul si emotiile participantilor. Acesta este motivul pentru care este important sa iei in considerare o gazda virtuala, ce reprezinta un ghid pentru publicul online.

Testeaza, testeaza, testeaza

Chiar daca esti un veteran al organizarii de evenimente online, cum ar fi seminarii web sau conferinte virtuale, trebuie sa iti testezi sistemele pentru a te asigura ca experienta virtuala pe care o oferi va satisface asteptarile participantilor.

Testeaza doua ori inainte de a lansa , astfel incat sa poti examina si corecta continutul inainte de a-l accesa. Examineaza intregul program pentru a identifica orice probleme care pot aparea. Acorda o atentie speciala functionalitatii chat-ului live.

Angajeaza asistenta

Ori de cate ori organizezi un eveniment cu o componenta virtuala, este important sa ai specialisti in organizarea evenimentelor cu calificarile adecvate la indemana pentru a te sprijini. Aceasta inseamna asistenta tehnica, precum si relatii cu clientii si asistenta de marketing. Daca ceva nu merge bine, acesti specialisti te pot ajuta sa treci peste orice problema.

Trimite chestionarul viitorilor sau fostilor oaspeti intrebandu-i de ce tehnologie sunt interesati

Este posibil ca viitorul participant virtual sa nu inteleaga detaliile platformei de conferinte online sau cum este proiectat un eveniment hybrid si exact cum va avea loc. Dar inteleg ce le place si ce nu le place.

Trimiterea sondajului catre fosti invitati te va ajuta sa te pregatesti pentru evenimentele viitoare si sa afli asteptarile participantului virtual. Doar posteaza chestionarul pe retelele de socializare sau include-l intr-o campanie de e-mail.